Comarch BPM – elektroniczny obieg dokumentów to już standard
Elektroniczny obieg dokumentów przestaje być dodatkiem do systemów Comarch ERP (Optima, XL). Dla nowoczesnej firmy staje się standardem. Szczególnie teraz, gdy dokumenty trafiają do firmy coraz częściej w postaci elektronicznej, a KSeF zmienia sposób otrzymywania i przetwarzania faktur.
Samo pobranie faktury z KSeF to jednak dopiero początek. Dokument trzeba opisać, zweryfikować, przekazać odpowiednim osobom, zaakceptować i ostatecznie rozliczyć. W tradycyjnym modelu oznacza to często e-maile, wydruki, przekazywanie dokumentów między pracownikami i pilnowanie u kogo jest faktura. Comarch BPM porządkuje ten proces i przenosi go w całości do świata cyfrowego.
Dokument trafia do właściwej osoby, a nie na biurko
Comarch BPM, to system elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania procesami biznesowymi. Pozwala także zdefiniować, co ma się wydarzyć z dokumentem od momentu jego pojawienia się w firmie, aż do zakończenia procesu.
Przykładowo: faktura może zostać automatycznie przekazana do osoby odpowiedzialnej za jej opis, następnie do kierownika w celu akceptacji, a później do księgowości. Każdy pracownik widzi dokumenty i zadania, za które odpowiada. System zapisuje historię procesu, umożliwia kontrolę terminów a ponadto wysyła powiadomienia o oczekujących zadaniach.
Nie trzeba już pytać: kto ma dokument, kto go zatwierdził i co się z nim dzieje. System po prostu to pokazuje. Dlatego zwiększa efektywność i poprawia zarządzanie firmą.
KSeF sprawia, że elektroniczny obieg jest jeszcze ważniejszy
KSeF eliminuje potrzebę tradycyjnego dostarczania faktur papierowych, ale nie eliminuje pracy związanej z ich przetwarzaniem. Wręcz przeciwnie – faktura elektroniczna musi zostać odpowiednio opisana i przejść określoną ścieżkę w firmie.
Comarch BPM współpracuje z KSeF, a jego możliwości obejmują m.in. automatyczne przekazywanie danych z KSeF do systemu ERP oraz automatyzację procesów związanych z obsługą dokumentów.
To ważna zmiana organizacyjna. Nie wystarczy już zastąpić papieru plikiem XML. Trzeba zmienić sposób pracy z dokumentami.
W praktyce oznacza to: krótszy czas przetwarzania dokumentów → mniej ręcznej pracy → mniej błędów → mniej opóźnień → większą kontrolę nad firmą.
Nie tylko faktury
Comarch BPM można wykorzystać znacznie szerzej niż tylko do faktur kosztowych. System pozwala budować własne obiegi i procedury dopasowane do sposobu działania konkretnej firmy.
Można w nim obsługiwać m.in.:
- dokumenty magazynowe i zakupy,
- zamówienia i akceptacje kosztów,
- umowy i korespondencję,
- wnioski pracowników,
- dokumenty produkcyjne i jakościowe,
- zgłoszenia serwisowe,
- akceptację limitów kredytowych,
- procesy administracyjne i logistyczne.
Dzięki temu firma nie tylko wie, gdzie znajduje się dokument, ale może również kontrolować cały proces, który jest z nim związany.
Przykłady obszarów biznesowych, które usprawnia BPM w firmie:
Księgowość i finanse
- Faktury kosztowe
- Zapotrzebowania
- Akceptacja płatności
- Delegacje
- Akceptacja dodatków i premii
Kadry i płace
- Wnioski urlopowe
- Zgłoszenia wakatów
- Zapisy na szkolenia
- Oceny okresowe
- Ewidencja umów
Administracja
- Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej
- Rejestr umów
- Pełnomocnictwa
- Wnioski na zarząd
- Zarządzanie flotą
IT
- System zgłoszeń
- Nadawanie uprawnień
- Realizacja zapotrzebowań na sprzęt
- Zarządzanie zmianami w systemach
Procedury ISO, zarządzanie jakością
- Wnioski racjonalizatorskie,
- Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych
- Raport 8D
- Kontrola jakości wyrobu
Inne przykładowe obszary
- Zarządzanie produktem
- Akceptacja limitu kredytowego
- Ocena dostawców
- Zgłoszenia serwisowe
- Zatwierdzanie technologii i projektów
Dla kogo jest Comarch BPM?
Dla każdej firmy, w której dokumenty i zadania przechodzą przez więcej niż jedną osobę.
Szczególnie dobrze sprawdza się w firmach średnich i dużych, organizacjach wielooddziałowych oraz wszędzie tam, gdzie liczba dokumentów rośnie, a ich terminowe przetwarzanie zaczyna być problemem. Comarch BPM może być zintegrowany z systemami Comarch ERP, dzięki czemu obieg dokumentów staje się częścią szerszego środowiska informatycznego firmy.
System pozwala pracować również na urządzeniach mobilnych.
Computer Center – lider wdrożeń Comarch BPM
Computer Center ma wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów Comarch. Nie ograniczamy się do instalacji programu. Analizujemy sposób pracy firmy, projektujemy modele obiegów, konfigurujemy system, integrujemy go z ERP oraz szkolimy pracowników.
