Repozytorium DMS Comarch działa na zasadzie centralnej bazy danych, do której użytkownicy mają dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji. System pozwala na skanowanie dokumentów papierowych (np. korzystając z Comarch OCR) oraz bezpośrednie dodawanie dokumentów elektronicznych w różnych formatach (np. PDF, DOCX, XLSX).

Poznaj 5 głównych zalet repozytorium DMS Comarch

Własna struktura archiwum – jednym z kluczowych atutów repozytorium DMS Comarch jest możliwość tworzenia dowolnej struktury katalogów. Dzięki temu układ archiwum może być idealnie dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy. Dokumenty mogą być posegregowane według typów, dat, działów lub znaleźć się w jednym wspólnym katalogu z opcją odpowiedniego filtrowania. W repozytorium można zastosować każdy z tych scenariuszy, co pozwala na elastyczne zarządzanie dokumentacją.

Szybkie wyszukiwanie – zaawansowana wyszukiwarka pozwala użytkownikom odnaleźć oczekiwane informacje bez wiedzy, w którym miejscu archiwum znajdują się te dane.  W ramach wyszukiwarki możliwe jest zarówno wskazanie nazwy dokumentu, jego typu czy statusu, ale również użytkownicy mogą określić dowolny zestaw kryteriów (atrybutów), który ma posłużyć do odnalezienia odpowiedniego dokumentu. Dla dokumentów przetworzonych przez Comarch OCR, możliwe jest wyszukiwanie na podstawie dowolnego tekstu na skanie, co zapewnia poziom precyzji, jakiego nie oferują tradycyjne archiwa.

Zapewnienie pracy zdalnej – moduł Repozytorium jest dostępny przez przeglądarkę www dzięki czemu pracownicy mogą dodawać czy wyszukiwać dokumenty z dowolnego miejsca, również podczas pracy zdalnej. Interfejs systemu został przygotowany w oparciu o najnowsze trendy UX/UI dzięki czemu praca w systemie jest intuicyjna, a wdrożenie nowego pracownika nie wymaga zaawansowanych szkoleń.

Bezpieczeństwo danych – elektroniczne archiwum repozytorium DMS Comarch ułatwia przestrzeganie przepisów prawa dotyczących przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty są zapisywane w sposób trwały i łatwy do odtworzenia, a pełna kontrola dostępu i możliwości zmian pozwala na spełnienie wymagań prawnych.

Redukcja kosztów – korzystanie z elektronicznego archiwum repozytorium DMS Comarch przynosi znaczące oszczędności, zarówno pod względem kosztów, jak i miejsca składowania dokumentów oraz czasu pracy pracowników. Nie ma potrzeby drukowania wszystkich firmowych dokumentów, reorganizacji miejsc składowania, ani angażowania pracowników w ręczne wyszukiwanie i odbiór dokumentów. Wszystko to prowadzi do znaczącej redukcji kosztów operacyjnych.

Zobacz jak łatwe jest korzystanie z Comarch DMS Repozytorium:

Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu!

tel: (+48) 34 365 51 32
kontakt@center.pl

Artykuł Kompleksowe zarządzanie dokumentami z Comarch DMS Repozytorium pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.

Wprowadzenie systemu Comarch DMS (Document Management System) pozwala na digitalizację i automatyzację wielu kluczowych procesów w różnych obszarach działalności firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zwiększyć swoją efektywność, kontrolować koszty i zapewnić sprawną realizację zadań.

Księgowość i Finanse

Ewidencja i akceptacja kosztów to jedne z najczęściej digitalizowanych procesów w firmach. Kontrola wydatków i szybka realizacja płatności są kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Comarch DMS wspiera ten obszar, oferując rozwiązania dla takich procesów jak:

• Faktury kosztowe
• Zapotrzebowania
• Akceptacja płatności
• Delegacje
• Akceptacja dodatków i premii

Kadry i Płace

Digitalizacja dokumentów w dziale kadrowym umożliwia szybkie i sprawne zarządzanie sprawami pracowniczymi, eliminując potrzebę używania papierowych dokumentów. Comarch DMS wspiera procesy takie jak:

• Wnioski urlopowe
• Zgłoszenia wakatów
• Zapisy na szkolenia
• Oceny okresowe
• Ewidencja umów

Administracja

Zarządzanie dokumentacją administracyjną może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy jest prowadzona w formie papierowej. Digitalizacja tego obszaru przy pomocy Comarch DMS pozwala na uporządkowanie procesów i eliminację problemów związanych z zagubieniem dokumentów. Przykładowe procesy to:

• Obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Rejestr umów
• Pełnomocnictwa
• Wnioski na zarząd
• Zarządzanie flotą

IT

Dział IT często zmaga się z różnorodnymi zgłoszeniami i potrzebami komunikacyjnymi. Comarch DMS pomaga ujednolicić te procesy i zapewnić pełną kontrolę nad realizacją zgłoszeń. Wśród wspieranych procesów znajdują się:

• System zgłoszeń
• Nadawanie uprawnień
• Realizacja zapotrzebowań na sprzęt
• Zarządzanie zmianami w systemach

Procedury ISO

Zarządzanie jakością w firmie jest kluczowe niezależnie od branży. Comarch DMS umożliwia rzetelną ewidencję i szybką adaptację do zmian w procesach jakościowych, wspierając takie działania jak:

• Wnioski racjonalizatorskie
• Zgłoszenia działań korygująco-zapobiegawczych
• Raport 8D
• Kontrola jakości wyrobu
• Dokumentacja ksiąg jakości
• HACCP

Zbliżający się KSeF

W związku ze zbliżającym się wejściem Krajowego Systemu eFaktur, w ramach współpracy Comarch DMS z KSeF już teraz istnieje możliwość

• Uwierzytelnienia użytkownika w KSeF
• Przesłania zapytania o fakturę do KSeF
• Pobranie faktur xml z KSeF

Pozostałe Obszary

Elastyczność Comarch DMS pozwala na tworzenie dowolnych obiegów dokumentów i procesów, dostosowanych do specyficznych potrzeb firmy. Oprócz standardowych procesów, takich jak fakturowanie, system wspiera również nietypowe zadania, w tym:

• Zarządzanie produktem
• Akceptacja limitu kredytowego
• Ocena dostawców
• Zgłoszenia serwisowe

PROMOCJA !

Już teraz specjalna oferta dla Ciebie. W promocyjnej cenie licencji dodatkowo Computer Center przygotuje Ci 1 obieg dokumentów z 2 do wyboru* :

Obieg nr 1 Faktura VAT lub Obieg nr 2 Faktura VAT z opisem analitycznym

* Szczegółowe opisy promocyjnych obiegów w dokumencie PDF tutaj

Artykuł Obiegi dokumentów w Comarch DMS pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.

W naszym życiu, w biznesie, najcenniejszym zasobem jest czas. Ile razy w swojej Firmie szukałeś dokumentu, ustalałeś kto go zatwierdził, kto zmienił, kiedy, dlaczego, co się z nim dzieje teraz itd? To już przeszłość. Comarch DMS (Document Management System) to rozwiązanie, które nie tylko automatyzuje obieg dokumentów, ale również znacząco wpływa na optymalizację i wielokrotne przyspieszenie wielu procesów w niemal każdym obszarze działalności przedsiębiorstwa. Firmy, które wdrożyły razem z Computer Center ten moduł już nie wyobrażają sobie, że można bez niego efektywnie pracować.

Elastyczność Systemu

Comarch DMS wyróżnia się elastycznością, umożliwiającą wsparcie zarówno standardowych, jak i nietypowych obiegów dokumentów. Dzięki temu, jedno rozwiązanie może służyć do usprawnienia wielu procesów w firmie, zapewniając spójność i integrację działań w różnych działach.

Mobilny Dostęp

Jednym z kluczowych atutów Comarch DMS jest możliwość dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca. Praca na aplikacjach mobilnych, przeglądarkach internetowych oraz aplikacjach desktopowych sprawia, że użytkownicy mogą być zawsze na bieżąco, niezależnie od lokalizacji.

Powiadomienia i Kontrola Czasu

System powiadomień mobilnych i mailowych gwarantuje, że użytkownicy są na bieżąco ze wszystkimi zleconymi zadaniami. Dodatkowo, definiowanie czasu realizacji procesów, automatyczna eskalacja oraz raportowanie informacji sprawiają, że procesy są realizowane sprawniej i bardziej efektywnie.

Platforma Low-Code

Comarch DMS oferuje wbudowany graficzny konfigurator procesów, który umożliwia tworzenie i modyfikowanie firmowych procesów bez potrzeby zaawansowanej wiedzy programistycznej. To narzędzie low-code pozwala na szybkie i łatwe dostosowanie systemu do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Współpraca z ERP

System DMS doskonale integruje się z istniejącymi systemami ERP, rozszerzając ich funkcjonalność o nowe procesy. Dzięki temu możliwa jest pełna integracja danych i płynne zarządzanie procesami w całej organizacji.

OCR i Elektroniczne Archiwum

Comarch DMS wykorzystuje technologię OCR (Optical Character Recognition) do automatyzacji wprowadzania faktur, co znacząco przyspiesza i usprawnia ten proces. Ponadto, elektroniczne archiwum eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów, umożliwiając pełny dostęp do skanów i załączników w każdej chwili.

Ścieżki Akceptacji i Historia Procesu

System pozwala na definiowanie własnych schematów obiegu dokumentów z opcją wprowadzania reguł biznesowych i podpowiadaniem kolejnych kroków. Zachowanie pełnej historii procesu, w tym informacji o osobach odpowiedzialnych, czasach realizacji, komentarzach i komplecie danych, zapewnia przejrzystość i kontrolę nad wszystkimi działaniami.

PROMOCJA !

Już teraz specjalna oferta dla Ciebie. W promocyjnej cenie licencji dodatkowo Computer Center przygotuje Ci 1 obieg dokumentów z 2 do wyboru* :

Obieg nr 1 Faktura VAT lub Obieg nr 2 Faktura VAT z opisem analitycznym

* Szczegółowe opisy promocyjnych obiegów w dokumencie PDF tutaj

Podsumowanie

Comarch DMS to kompleksowe rozwiązanie, które przekształca tradycyjne podejście do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi. Automatyzacja, mobilność, elastyczność oraz integracja z systemami ERP sprawiają, że jest to narzędzie niezbędne dla każdej nowoczesnej firmy dążącej do zwiększenia efektywności operacyjnej i usprawnienia swoich procesów.

Artykuł Automatyzacja i digitalizacja procesów biznesowych pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.

Nowy interfejs webowy

Przede wszystkim, Comarch DMS 2024.0 wprowadza zupełnie nowy interfejs webowy, który został zaprojektowany z myślą o jeszcze lepszej ergonomii i dostępności. Nowy interfejs użytkownika składa się z czterech głównych zakładek:

• Start: Strona startowa jest centrum dowodzenia dla każdego użytkownika. Znajdziesz tu informacje o przypisanych dokumentach, statystyki czasu spędzonego w systemie oraz szybki dostęp do najczęściej używanych funkcji.

• Dokumenty: Tutaj możesz przeglądać wszystkie dokumenty, z którymi pracujesz. Lista jest łatwo dostępna, co usprawnia zarządzanie workflow.

• Repozytorium: Dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami, zakładka repozytorium oferuje dostęp do zaawansowanych funkcji obiegu dokumentów.
• Ustawienia: W tej zakładce można dostosować wyświetlanie szczegółów dokumentów oraz ustawienia językowe i preferencje wyświetlania.

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF)

Kolejna znacząca zmiana to wsparcie dla Krajowego Systemu e-Faktur. Comarch DMS 2024 umożliwia teraz import dokumentów zakupowych z KSeF, co znacząco upraszcza zarządzanie fakturami w systemie. Importowane dokumenty są przechowywane w dedykowanych tabelach bazy danych, a użytkownik może przeglądać szczegóły dokumentów na podstawie plików XML.

Monitor wydajności inicjowania dokumentów

W najnowszej wersji systemu dodano również funkcję monitorowania wydajności, która umożliwia analizę czasu potrzebnego na inicjowanie dokumentów i kontrolek. Dzięki temu można łatwiej zidentyfikować i rozwiązać problemy wpływające na wydajność aplikacji. Zakładka „Analiza wydajności” zawiera statystyki ogólne oraz szczegółowe, co pozwala na dokładne śledzenie i optymalizację procesów.

Podsumowanie

Nowa wersja Comarch DMS 2024.0 wprowadza szereg innowacji i ulepszeń, które z pewnością ułatwią życie wszystkim użytkownikom systemu. Od świeżego interfejsu, przez integrację z KSeF, po narzędzia do analizy wydajności – każda z tych zmian jest krokiem naprzód w efektywnym zarządzaniu dokumentacją w firmie. Zachęcam do wypróbowania nowych funkcji i cieszenia się płynniejszym i bardziej intuicyjnym doświadczeniem z Comarch DMS.

Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu!

tel: (+48) 34 365 51 32
kontakt@center.pl

Artykuł Nowa wersja Comarch DMS 2024.0! pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.