Repozytorium DMS Comarch działa na zasadzie centralnej bazy danych, do której użytkownicy mają dostęp za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub dedykowanej aplikacji. System pozwala na skanowanie dokumentów papierowych (np. korzystając z Comarch OCR) oraz bezpośrednie dodawanie dokumentów elektronicznych w różnych formatach (np. PDF, DOCX, XLSX).

Poznaj 5 głównych zalet repozytorium DMS Comarch

Własna struktura archiwum – jednym z kluczowych atutów repozytorium DMS Comarch jest możliwość tworzenia dowolnej struktury katalogów. Dzięki temu układ archiwum może być idealnie dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy. Dokumenty mogą być posegregowane według typów, dat, działów lub znaleźć się w jednym wspólnym katalogu z opcją odpowiedniego filtrowania. W repozytorium można zastosować każdy z tych scenariuszy, co pozwala na elastyczne zarządzanie dokumentacją.

Szybkie wyszukiwanie – zaawansowana wyszukiwarka pozwala użytkownikom odnaleźć oczekiwane informacje bez wiedzy, w którym miejscu archiwum znajdują się te dane.  W ramach wyszukiwarki możliwe jest zarówno wskazanie nazwy dokumentu, jego typu czy statusu, ale również użytkownicy mogą określić dowolny zestaw kryteriów (atrybutów), który ma posłużyć do odnalezienia odpowiedniego dokumentu. Dla dokumentów przetworzonych przez Comarch OCR, możliwe jest wyszukiwanie na podstawie dowolnego tekstu na skanie, co zapewnia poziom precyzji, jakiego nie oferują tradycyjne archiwa.

Zapewnienie pracy zdalnej – moduł Repozytorium jest dostępny przez przeglądarkę www dzięki czemu pracownicy mogą dodawać czy wyszukiwać dokumenty z dowolnego miejsca, również podczas pracy zdalnej. Interfejs systemu został przygotowany w oparciu o najnowsze trendy UX/UI dzięki czemu praca w systemie jest intuicyjna, a wdrożenie nowego pracownika nie wymaga zaawansowanych szkoleń.

Bezpieczeństwo danych – elektroniczne archiwum repozytorium DMS Comarch ułatwia przestrzeganie przepisów prawa dotyczących przechowywania i archiwizowania dokumentów. Dokumenty są zapisywane w sposób trwały i łatwy do odtworzenia, a pełna kontrola dostępu i możliwości zmian pozwala na spełnienie wymagań prawnych.

Redukcja kosztów – korzystanie z elektronicznego archiwum repozytorium DMS Comarch przynosi znaczące oszczędności, zarówno pod względem kosztów, jak i miejsca składowania dokumentów oraz czasu pracy pracowników. Nie ma potrzeby drukowania wszystkich firmowych dokumentów, reorganizacji miejsc składowania, ani angażowania pracowników w ręczne wyszukiwanie i odbiór dokumentów. Wszystko to prowadzi do znaczącej redukcji kosztów operacyjnych.

Zobacz jak łatwe jest korzystanie z Comarch DMS Repozytorium:

Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu!

tel: (+48) 34 365 51 32
kontakt@center.pl

Artykuł Kompleksowe zarządzanie dokumentami z Comarch DMS Repozytorium pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.