Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to polska platforma informatyczna stworzona do obsługi faktur ustrukturyzowanych. System ten umożliwia ich wystawianie, odbiór oraz archiwizację w jednolitym, elektronicznym formacie. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy będą mieli obowiązek przesyłania faktur za jego pośrednictwem, natomiast odbiorcy uzyskają do nich dostęp poprzez KSeF. Docelowo system ten ma stać się jedynym dopuszczalnym sposobem fakturowania w relacjach gospodarczych.

Kogo i kiedy obejmie obowiązek KSeF?

📅 Terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana w KSeF to elektroniczna faktura sporządzona w jednolitym formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3) określoną przez Ministerstwo Finansów. Jest to podstawowy typ dokumentu wykorzystywany w Krajowym Systemie e-Faktur.

Podstawowe cechy faktury ustrukturyzowanej:

• Unikalny numer identyfikacyjny KSeF
  Po przesłaniu faktury do systemu, KSeF nadaje jej unikalny numer (UUID). Tylko faktury z takim numerem są uznawane za oficjalnie wystawione.
• Zgodność z Ustawą o VAT
  Faktura musi spełniać warunki z art. 106e ustawy o VAT – KSeF ich pilnuje automatycznie.
• Wystawienie i przesłanie tylko przez autoryzowanego użytkownika
  Fakturę może wystawić tylko osoba lub system, który ma nadane uprawnienia do działania w imieniu podatnika w KSeF (np. właściciel, pracownik, biuro rachunkowe).
  Konieczna jest autoryzacja np. przez kwalifikowany podpis, pieczęć elektroniczną lub token KSeF.
• Brak możliwości jednostronnego anulowania
  Po przesłaniu do KSeF nie można jej po prostu „usunąć” – konieczna jest faktura korygująca, jeśli wystąpi błąd.
• Załączniki w ograniczonym zakresie (PDF, zdjęcia, itp.)
  Przesyłanie faktur z załącznikami będzie odbywać się wyłącznie za pośrednictwem API KSeF (wszystko musi być zawarte w strukturze XML), co oznacza, że darmowe narzędzia MF nie pozwalają na przesyłanie załączników. Możliwość przesyłania załączników wymaga osobnego zgłoszenia w US.
  KSeF nie obsługuje dodatkowych plików. Taką potrzebę realizują systemy Comarch DMS lub Comarch EDI które są zintegrowane z KSeF.
• Data wystawienia = data przyjęcia przez KSeF
  Za datę wystawienia uznaje się moment, w którym faktura zostanie przyjęta przez system (czyli nie wtedy, gdy firma ją „wygeneruje”, ale gdy KSeF ją zatwierdzi).

Czy systemy Comarch ERP są gotowe na KSeF?

Tak, funkcjonalność KSeF jest wbudowana we wszystkie główne instalacje Comarch: Optima, XL, Altum, XT – umożliwiając wysyłkę i odbiór faktur bezpośrednio przez API KSeF

Dostępne są dwa środowiska pracy:

• Demo, z możliwością anulowania i weryfikacji faktur,
• Produkcja, aktywna od momentu wysyłki pierwszego dokumentu, z obowiązkiem dalszego używania

Okres testowy KSeF w Comarch

Bezpłatna komunikacja z KSeF w systemach Comarch jest dostępna do 31 lipca 2026 r. dla aktualnych klientów i do 31.12.2026 dla nowych klientów, co daje dużo czasu na testy przed obowiązkowym uruchomieniem w 2026 r.

Ile czasu mamy na wprowadzenie KSeF?

Czy Twoja firma jest zatem gotowa na KSeF?

Rozwiąż nasz 2 minutowy test – łatwiej będzie Ci się przygotować do nadchodzących zmian.

Po zakończeniu otrzymasz wynik z komentarzem oraz praktyczny poradnik „Jak przygotować firmę na KSeF”

Wsparcie Computer Center w KSeF

Jesteś zainteresowany, potrzebujesz dodatkowych informacji albo indywidualnej prezentacji albo już teraz chcesz skonfigurować swój system i skorzystać z okresu próbnego KSeF- skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci płynnie przygotować się do tego obowiązku.

Źródła
Informacje o KSeF (podatki.gov.pl)
Materiały Comarch o KSeF (https://www.comarch.pl/erp/ksef/)

Artykuł Czy wiesz jak się przygotować na KSeF? pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.