Od 1 lutego do oferty Certum wraca kwalifikowana pieczęć elektroniczna ważna 3 lata. To dobra wiadomość dla firm, które chcą zabezpieczyć swoje procesy cyfrowe na dłużej i jednocześnie ograniczyć koszty administracyjne. Co istotne, pieczęcie kwalifikowane są nadal dostępne w promocyjnych cenach obowiązujących aż do 1.04.2026.

Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej. Zawiera dane przedsiębiorstwa (m.in. nazwę i adres), potwierdza autentyczność oraz integralność dokumentów elektronicznych i nie jest przypisana do osoby fizycznej, lecz do podmiotu posiadającego osobowość prawną. Spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS i jest honorowana na terenie całej Unii Europejskiej.

Pieczęć dostępna jest w dwóch wariantach:

• na karcie kryptograficznej z czytnikiem,
• w mobilnej aplikacji SimplySign, umożliwiającej wygodne pieczętowanie dokumentów z dowolnego miejsca.

Pieczęć elektroniczna w firmie i w KSeF

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie m.in. w dokumentacji wewnętrznej, oficjalnej korespondencji, fakturowaniu oraz realizacji obowiązków formalnych. Szczególnie istotną rolę odgrywa w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Podmioty niebędące osobami fizycznymi mogą uwierzytelnić się w KSeF właśnie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jej posiadanie znacząco upraszcza proces nadawania pierwotnych uprawnień i pozwala uniknąć papierowej procedury ZAW-FA. Firma może korzystać z KSeF na podstawie własnych uprawnień, bez angażowania dodatkowych formalności po stronie urzędu skarbowego.

Skorzystaj z promocji

Promocyjne ceny pieczęci kwalifikowanych Certum obowiązują do 1.04.2026, co jest dobrą okazją, aby przygotować firmę na obowiązki związane z KSeF i dalszą cyfryzację procesów biznesowych.

Jako autoryzowany partner Certum pomagamy w sprawnym wyrobieniu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i wspieramy firmy w bezpiecznym przejściu na elektroniczny obieg dokumentów. Zapraszamy do kontaktu.

Artykuł 3-letnia pieczęć Certum – wygodne uwierzytelnienie firmy w KSeF pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.

Formularz ZAW-FA (Zawiadomienie o uprawnieniach do KSeF) jest papierowym dokumentem wykorzystywanym do nadania pierwszych uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur. Stanowi on rozwiązanie awaryjne oraz alternatywę dla podmiotów, które nie mają możliwości uwierzytelnienia się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Za pomocą ZAW-FA można nadać uprawnienia wyłącznie jednej, pierwszej osobie fizycznej, która otrzymuje pełne prawa do zarządzania kontem w KSeF, w tym do dalszego przydzielania uprawnień innym użytkownikom już w formie elektronicznej.

Sekcja A – Urząd i cel zgłoszenia

Wybierz właściwy urząd skarbowy i określ cel: nadanie/odebranie uprawnień albo zgłoszenie danych podpisu elektronicznego.

Sekcja B – Dane nadawcy zawiadomienia

Podaj dane podmiotu lub osoby oraz obowiązkowy adres e-mail, na który zostanie wysłana informacja o przyznaniu uprawnień.

Sekcja C – Dane osoby uprawnionej

Wprowadź identyfikator osoby (np. PESEL, NIP), jej dane osobowe i kontaktowe.

Sekcja D – Dane podpisu lub pieczęci

Jeśli zgłaszasz podpis bez NIP/PESEL – umieść hash kwalifikowanego podpisu/pieczęci.

Sekcja E – Podpis składającego

Zawiadomienie podpisuje osoba reprezentująca podmiot (do 4 podpisów w formularzu).

ZAW-FA a uwierzytelnienie KSeF – porównanie metod

ZAW-FA dla biur rachunkowych i spółek – praktyczne rady

Jakie rozwiązania warto wdrożyć zamiast ZAW-FA?

Biura rachunkowe i spółki powinny dążyć do elektronicznego uwierzytelnienia w KSeF, ponieważ:

• umożliwia to szybsze nadawanie uprawnień klientom,
• eliminuje procedury papierowe,
• daje większą automatyzację procesów.

Czy ZAW-FA upoważnia biuro rachunkowe?

ZAW-FA nie nadaje bezpośrednio uprawnień dla biura rachunkowego. Służy wyłącznie do wyznaczenia pierwszej osoby w firmie, która następnie elektronicznie nadaje dostęp biurom rachunkowym w systemie KSeF.

Pieczęć elektroniczna w ofercie Computer Center – jak można ułatwić dostęp do KSeF?

Dobrym rozwiązaniem, które eliminuje konieczność składania ZAW-FA, jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna – cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej, zgodny z unijnymi przepisami eIDAS i uznawany w całej UE, który możesz wykorzystać do uwierzytelniania w KSeF.

Dlaczego warto rozważyć pieczęć elektroniczną?

• Uwierzytelnienie podmiotu, a nie osoby.
• Umożliwia łatwe potwierdzanie autentyczności dokumentów i elektronicznych faktur.
• Może być dostępna w formie mobilnej lub na karcie z czytnikiem. Więcej o pieczęci tutaj

Oferta Computer Center

Jako Computer Center jesteśmy autoryzowanym partnerem Certum, dzięki czemu możesz u nas wyrobić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (lub podpis kwalifikowany) nawet w 30 minut – co przyśpiesza dostęp do KSeF i eliminuje konieczność formularza ZAW-FA.

Podsumowanie czyli najlepsze praktyki

✔ Jeśli możesz, zastąp formularz ZAW-FA i korzystaj z uwierzytelnienia elektronicznego.
✔ Dla spółek i biur rachunkowych inwestycja w kwalifikowaną pieczęć elektroniczną to krok w stronę pełnej cyfryzacji KSeF.
✔ ZAW-FA to standardowa opcja formalna, jednak w praktyce korzystanie z pieczęci jest wygodniejsze.

Artykuł Dostęp do KSeF: ZAW-FA czy pieczęć elektroniczna? pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.

Czym jest pieczęć elektroniczna?

To cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej wykorzystujący kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej. Zawiera dane przedsiębiorstwa, takie jak nazwa czy adres, i służy do uwierzytelniania oraz zachowania integralności dokumentów elektronicznych. Co ważne, nie jest powiązana z osobą fizyczną, lecz z podmiotem posiadającym osobowość prawną.

Pieczęć elektroniczna Certum spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS i jest uznawana w całej Unii Europejskiej. Dokument pieczętowany w ten sposób zachowuje pełną moc prawną i dowodową, co czyni go bezpiecznym i wiarygodnym narzędziem w komunikacji biznesowej.

Kto może z niej skorzystać?

Dwa warianty pieczęci – dopasuj do potrzeb

Gdzie wykorzystasz pieczęć elektroniczną?

Kwalifikowana pieczęć Certum sprawdzi się w wielu obszarach działalności:

• Dokumentacja wewnętrzna i archiwizacja – umowy, raporty, plany i strategie, dokumentacja pracownicza.
• Oficjalna korespondencja i fakturowanie – faktury elektroniczne, oferty dla klientów, dokumenty prawne, ulotki reklamowe.
• Obowiązki formalne – m.in. Krajowy System e-Faktur (KSeF) czy Europejska baza o produktach (EPREL).

Dzięki temu wszystkie materiały są uporządkowane, łatwo dostępne i odpowiednio zabezpieczone.

Pieczęć elektroniczna a obowiązek KSeF

Podmiot, który nie jest osobą fizyczną (np. firma), może uwierzytelnić się w systemie KSeF przy zakładaniu konta za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli nie posiada pieczęci, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w którym wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu firmy.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna znacząco upraszcza proces nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi. Jeżeli osoba prawna posiada pieczęć zawierającą NIP, może korzystać z systemu KSeF na podstawie własnych, pierwotnych uprawnień – bez konieczności wcześniejszego zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym.

Jako autoryzowany partner Certum oferujemy pełne wsparcie w zakresie wdrożenia rozwiązań cyfrowych. U nas możesz w prosty i szybki sposób wyrobić zarówno kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, jak i podpis elektroniczny. Zapraszamy do kontaktu.

Artykuł Jak działa pieczęć elektroniczna Certum i do czego służy? pochodzi z serwisu Computer Center - ERP Częstochowa, ERP Optima, XL.