Jak działa pieczęć elektroniczna Certum i do czego służy?

W dobie cyfryzacji przedsiębiorstwa coraz częściej poszukują rozwiązań, które ułatwiają zarządzanie dokumentacją i zapewniają jej bezpieczeństwo. Jednym z takich narzędzi jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna Certum.

Czym jest pieczęć elektroniczna?

To cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej wykorzystujący kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej. Zawiera dane przedsiębiorstwa, takie jak nazwa czy adres, i służy do uwierzytelniania oraz zachowania integralności dokumentów elektronicznych. Co ważne, nie jest powiązana z osobą fizyczną, lecz z podmiotem posiadającym osobowość prawną.

Pieczęć elektroniczna Certum spełnia wymogi rozporządzenia eIDAS i jest uznawana w całej Unii Europejskiej. Dokument pieczętowany w ten sposób zachowuje pełną moc prawną i dowodową, co czyni go bezpiecznym i wiarygodnym narzędziem w komunikacji biznesowej.

Kto może z niej skorzystać?

Dwa warianty pieczęci – dopasuj do potrzeb

Gdzie wykorzystasz pieczęć elektroniczną?

Kwalifikowana pieczęć Certum sprawdzi się w wielu obszarach działalności:

• Dokumentacja wewnętrzna i archiwizacja – umowy, raporty, plany i strategie, dokumentacja pracownicza.
• Oficjalna korespondencja i fakturowanie – faktury elektroniczne, oferty dla klientów, dokumenty prawne, ulotki reklamowe.
• Obowiązki formalne – m.in. Krajowy System e-Faktur (KSeF) czy Europejska baza o produktach (EPREL).

Dzięki temu wszystkie materiały są uporządkowane, łatwo dostępne i odpowiednio zabezpieczone.

Pieczęć elektroniczna a obowiązek KSeF

Podmiot, który nie jest osobą fizyczną (np. firma), może uwierzytelnić się w systemie KSeF przy zakładaniu konta za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jeśli nie posiada pieczęci, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w którym wyznacza się przedstawiciela – osobę fizyczną – uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu firmy.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna znacząco upraszcza proces nadawania pierwotnych uprawnień w KSeF dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi. Jeżeli osoba prawna posiada pieczęć zawierającą NIP, może korzystać z systemu KSeF na podstawie własnych, pierwotnych uprawnień – bez konieczności wcześniejszego zgłaszania tego faktu w urzędzie skarbowym.

Jako autoryzowany partner Certum oferujemy pełne wsparcie w zakresie wdrożenia rozwiązań cyfrowych. U nas możesz w prosty i szybki sposób wyrobić zarówno kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, jak i podpis elektroniczny. Zapraszamy do kontaktu.