Najczęstsze pułapki przy wdrażaniu systemu ERP
Wdrożenie systemu ERP (Enterprise Resource Planning) to inwestycja, która może znacząco usprawnić działanie firmy – ale tylko wtedy, gdy zostanie przeprowadzona świadomie i profesjonalnie. Niestety, wiele firm popełnia błędy, które prowadzą do opóźnień, frustracji, a nawet porażki całego projektu. Prezentujemy kilka z nich.
1. Brak jasno określonych celów
Firmy często wdrażają ERP „bo wypada” albo „bo system się zestarzał”, bez dokładnej analizy, co mają dzięki temu osiągnąć. Bez jasno zdefiniowanych celów projekt wdrożeniowy nie ma punktu odniesienia. Zespół nie wie, co należy osiągnąć, a dostawca systemu nie ma podstawy do zaproponowania odpowiednich rozwiązań. Skutkiem jest chaos i rozczarowanie.
Jak tego uniknąć:
Przed rozpoczęciem projektu określ konkretne cele: np. skrócenie czasu zamówień, lepsza kontrola magazynu czy poprawa rozliczeń, a następnie podziel je według 4 kryteriów (Model Moscow). Cele te będą drogowskazem przy wyborze i konfiguracji systemu.
2. Niedoszacowanie czasu i zasobów
Wdrożenie ERP to nie tylko zakup oprogramowania – to także praca analityczna, testy, szkolenia i reorganizacja procesów. W wielu firmach zakłada się, że „zespół jakoś to ogarnie”. W efekcie dochodzi do spiętrzenia zadań, przestojów w analizach i niepełnych testów.
Jak tego uniknąć:
Zaplanuj realistyczny harmonogram. Wyznacz zespół wdrożeniowy, uwzględniając ich inne obowiązki. Uwzględnij sezonowość, urlopy i zamknięcia okresów rozliczeniowych. Powołaj lidera po stronie firmy i zaplanuj np. cotygodniowe przeglądy postępu. Współpraca z doświadczonym partnerem ERP pozwala uniknąć typowych błędów planistycznych.
3. Chęć odtworzenia starego systemu „jeden do jednego”
Zespół przyzwyczajony do poprzedniego systemu często oczekuje, że nowy ERP będzie „taki sam, tylko nowszy”. To zrozumiałe, ale blokuje wdrożenie nowoczesnych, lepszych rozwiązań. Nowy system ERP nie jest po to, by kopiować stare ograniczenia.
Jak tego uniknąć:
Traktuj wdrożenie jako moment na przemyślenie procesów od nowa. Określ, które funkcje starego systemu rzeczywiście działały dobrze, a które były tylko „obejściem”. Ustal z partnerem wdrożeniowym, które procesy warto zautomatyzować, uprościć lub inaczej rozwiązać. Zmiana systemu to szansa, by wyjść poza schematy.
4. Ignorowanie potrzeb pracowników operacyjnych
Jeśli system ERP projektowany jest wyłącznie przez zarząd lub dział IT, bez udziału osób, które będą go codziennie używać, rośnie ryzyko, że system okaże się niepraktyczny. Pracownicy „na pierwszej linii” najlepiej znają realia operacyjne i problemy procesowe.
Jak tego uniknąć:
Włącz użytkowników w proces analizy i testów. Już na początku projektu zbierz opinie od różnych grup użytkowników – od księgowych, przez handlowców, po operatorów w magazynie. Ich perspektywa jest bezcenna – nowe oprogramowanie musi uwzględniać ich potrzeby, to oni będą na co dzień korzystać z systemu. Po dyskusjach decyzje powinny być podejmowane w gronie Zarządu i osób które rozumieją wszystkie procesy, jak i ograniczenia projektowe.
5. Niewystarczające szkolenia dla użytkowników
Nawet najlepszy system ERP nie będzie działał efektywnie, jeśli pracownicy nie będą potrafili z niego korzystać. Często traktuje się szkolenia jako formalność – i to błąd. W efekcie pracownicy nie potrafią obsługiwać systemu w codziennej pracy, co prowadzi do pomyłek, opóźnień i niechęci wobec nowego narzędzia.
Jak tego uniknąć:
Zainwestuj w szkolenie, dostosowane do ról użytkowników. Warto również zapewnić wsparcie tuż po uruchomieniu – np. decydując się asystę profesjonalisty przy pierwszych czynnościach lub na umowę serwisową gwarantującą dostęp do specjalistów w ustalonym wymiarze czasu.
